Bakgrunn for retningslinene

Hyllestad kommune har plikt til å arkivere alle dokument som blir produsert som lekk i kommunen si verksemd, dersom dei har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for sakshandsaming. Arkiveringsplikta gjeld uavgengig av om dokumenta er utveksla med eksterne eller utarbeidd for internt bruk. Dokumentbegrepet er teknologinøytralt, det er innhaldet og ikkje formatet, som avgjer om dokumentet skal bevarast.

Ein betydeleg mengde av kommunen sitt arkivmateriale vert handtert i elektroniske system. Det er difor viktig at desse retningslinene vert fulgt for å sikre at kommunen føl arkivlovgjevinga, samt andre relevante lover (m.a. forvaltningslova, offentleglova, personopplysingslova).

Målgruppe

Målgruppa for desse retningslinene er dei som tar initiativ til, deltek i og gjennomfører innkjøp av elektroniske arkivsystem.

Ansvarsfordeling

Kommunedirektøren har det overordna ansvaret for kommunen sitt arkiv.
Arkivleiar i kommunen har det faglege ansvaret for arkivforvaltninga i kommunen, herunder fagsystem. 
IKT-koordinator skal involverast i alle innkjøp av IKT-system.
Tenesteleiarar har ansvaret for å tilrettelegge tilhøva i si eining, slik at arbeidet kan gjennomførast i tråd med gjeldande lover, reglar og rutinar.  
Systemansvarleg for arkivsystemet er ansvarleg for den daglege drifta.
Brukarar av systemet er ansvarlege for å sette seg inn i, og forhalde seg til, dei rutinar og retningsliner som gjeld for bruk av dei ulike systema.

Kva er eit elektronisk fagsystem?

Begrepet fagsystem vert brukt om ei rekkje forskjellige system. Dette kan vere sakshandsamarsystem, støttesystem og register. Eit fagsystem handterer ein eller nokre få sakshandsamingsprosessar, gjerne knytt til særlovgjeving. Trong for å handsame eit betydeleg tal saker, einsarta med omsyn til saksgang, arbeidsprosedyrar og kriteria for vedtak, utgjer bakgrunnen for innkjøp av slike system.

Reglar for innkjøp

Alle som vurderer å ta i bruk nye elektroniske fagsystem pliktar å sjekke om systemet oppfyller dei naudsynte krava i tråd med arkivlovgjevinga og andre relevante lover.
IKT-koordinator og arkivleiar skal konsulterast for bistand til vurdering av systemet før ein inngår kjøpskontrakt.
IKT-koordinator skal godkjenne alle innkjøp av IKT-system.

Krav til elektroniske fagsystem

Det må takast høgde for følgjande:

• Registrering av saksdokument skal normalt skje i eit Noark-basert system.
• Elektronisk avlevering av saksdokumenta forutset bruk av fullgode system, rutinar, dokumentlagringsformat og lagringsmedium som er godkjent av Riksarkivaren.
• Opplysningar, dokument og register som inngår i fagsystem skal handterast i tråd med arkiverings- og journalføringsplikta.
• Systemet må ta høgde for krav i personopplysningslova.
• Systemet skal vere godt nok dokumentert til at materialet kan brukast òg etter overføring til depot, og dokumentasjonen skal inngå i arkivplanen.
• Opplysningar som ikkje lenger er aktuelle skal ikkje slettast utan at Riksarkivaren har gitt samtykke til kassasjon. Arkivleiar skal alltid kontaktast.
• Systemet skal kunne eksportere datauttrekk der saksdokumenta er tilknytt overordna tabellar i samsvar med Riksarkivaren si forskrift, del III.
• Har fagsystemet ein eigen brevjournalmodul som ein skal ta i bruk, skal ein på førehand forsikre seg om at denne har fullverdige arkivfunksjonar.
• Systemet skal helst vere leverandørnøytralt, og ha moglegheiter for å nytte seg av felles arkivkjerne med andre fagsystem.

Krav til journalføring

For elektronisk journalføring skal offentlege organ bruke eit arkivsystem som føl krava i Noark-standarden, eventuelt ha ein integrasjon mot eit Noark-godkjent system. Om systemet ikkje har ein av desse løysingane, må arkivet bevarast i papirformat.
Systemet må kunne registrere obligatoriske journalopplysningar lista i arkivforskrifta § 10

• Journalføringsdato
• Saks- og dokumentnummer
• Namn på sendar/mottakar
• Opplysningar om saka, innhaldet og emnet
• Dokumentdato
• Klasse etter organet si ordning for klassifikasjon
• Ekspedisjons- eller avskrivingsdato
• Avskrivingsmåte

Forhold til kommunen sin arkivplan

Kommunen sin arkivleiar har ansvaret for at kommunen til ei kvar tid har ein ajourført arkivplan. Det er difor viktig at arkivleiar mottek relevante opplysningar om fagsystem.

For å identifisere bevaringsverdig informasjon skal kvart fagsystem beskrivast slik at ein forstår innhald, sakshandsaming og oppbygging av systemet; Systemarkitektur, funksjon, formål, arkivdanning, informasjon, innhald og grensesnitt mot andre system.

I tillegg skal følgjande utarbeidast og inkluderast i arkivplan for system med bevaringsverdig arkivmateriale.
Instruks som beskriv ansvar, rutinar og rettar knytt til oppretting, mottak, utveksling, vedlikehald og bruk av arkivdokument, instruksen skal utarbeidast før systema vert tekne i bruk.

Følgjande skal beskrivast:

• Ansvar for tildeling/vedlikehald av brukarrettar.
• Beskriving av roller og rettar/plikter knytt til rollene.
• Autentisering/signering av dokument, samt reglar og rutinar for dette.
• Ansvar/rutinar for kvalitetssikring.
• Ansvarsforhold og prosedyre for registrering, journalføring og arkivering.
• Rutinar som definerer ansvar for:   Fordeling av dokument, retting av registrerte journal- og arkivopplysningar, avskriving/ferdigstilling av dokument, vurdering av spørsmål vedkomande offentlegheit, registrering av unntak for offentlegheit og heimel for dette.
• Prosedyrar for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift.

Skjema skal fyllast ut og leverast til arkivleiar i kommunen: 

[Kartleggingsskjema arkivsystem.xlsx 10,42 kB]

Systemet og innhaldet skal inngå i kommunen sin bevarings- og kassasjonsplan.

Uttrekk

Elektroniske system som inneheld saksdokument, bør allereie ved implementering ha eksportfunksjonar som sikrar at bevaringsverdig materiale kan avleverast til arkivdepot på eit eigna lagringsformat og med fullgod dokumentasjon, jf. Riksarkivaren si forskrift § 3-3.

Dokumentasjon på korleis uttrekk skal utførast bør følgje med ved innkjøp.

Avslutting/utfasing av system

Om det vert gått til innkjøp av eit system som skal erstatte eit anna system, må det gamle systemet først bevaringsvurderast dersom dette ikkje er gjort i kommunen sin bevarings- og kassasjonsplan.

Om det gamle systemet ikkje tilfredsstiller krava i Noark-standarden, skal det lagast eit elektronisk uttrekk av data frå det gamle systemet i SIARD-format. Det må gjerast før kommunen seier opp avtalar og lisensar i tilknyting til det gamle systemet, og etter at det gamle systemet har gått ut av produksjon.

Arkivuttrekket skal deretter overførast til Fylkesarkivet i Vestland etter faste prosedyrar for godkjenning. Dette vert gjort i samarbeid mellom arkivleiar og systmansvarlege.

Eit fagsystem kan ikkje avsluttast/utfasast utan at:

• uttrekk er utført, levert til depot og bekrefta godkjent av Fylkesarkivet

eller

• det i tråd med kommunen sin bevarings- og kassasjonsplan og Riksarkivaren si forskrift er fastsett at systemet ikkje inneheld bevaringsverdig dokumentasjon.