Formål

Fleire interkommunale samarbeidsorgan skapar offentlege arkiv i tråd med arkivlovgjevinga.  Desse organa pliktar difor å ha arkiv.  Denne rutina skal bidra til eit oversyn over dei oppgåver som må løysast og derigjennom sikre partane sine innsynsbehov, kommunen sitt administrative behov, samt forskningsmessige og kulturelle behov.

Målgruppe

Målgruppa for denne rutinen er alle som har eit ansvar for og rolle i sikringa av forsvarleg arkivforvaltning i interkommunale selskap/samarbeid, som kommunedirektør, tenesteleiarar, arkivleiar og eventuelt andre involverte i etablering og drift.

Ulike samarbeidsformer

Dei ulike samarbeidsformene må før etablering vurderast i høve til kva arkivfaglege krav som vert stilt for dei ulike selskapsformene.

Arbeidet med arkiv i interkommunale samarbeid forutset at avtaledokumenta gjev tydelege føringar for organisering av arkivfunksjonen i alle fasar - etablering, drift og avvikling.

Fleire av heimelsgrunnlaga for interkommunale selskap inneber krav til arkiv, jf. arkivlova kap. II og offentleglova.  Øvrige lover som desse selskapa må forhalde seg til er forvaltningslova og personopplysningslova.

Offentleglova gjeld òg for selskap som er eit eige rettsubjekt der kommunen har eigarandel som gjev meir enn 50 % av stemmene i selskapet, eller der kommunen har rett til å velge meir enn halvparten av medlemene i selskapet sitt øverste organ.  For eige rettsubjekt som driv næring på like vilkår og i direkte konkurranse med private, gjeld ikkje offentleglova.

Der selskap ikkje er forplikta til å følgje aksjelova, er det ei tilråding frå Arkivverket at dette vert gjort.

Etablere arkivorganisasjon

• Arkivleiar undersøkjer forutsetnader lagt for arkivorganisering og drift i stiftingsdokumenta.
• Arkivansvaret vert plassert.
• Vurdering av heimelsgrunnlag for det interkommunale samarbeidet.
• Avklare ressursbehov for etablering av arkivfunksjon, kompetanse og behov i framtida.
• Lokalisering/handtering av postmottak og kvalitetssikring av arkiv.

Etablere journalsystem og arkiv

Arkivorganisering må avklarast - fullelektronisk eller papir.

Skal sambarbeidet nytte eit fagsystem som ikkje er godkjent etter Noark-standarden, må arkiveringa av dokumenta løysast gjennom ein integrasjon med eit Noark-system eller papirarkiv.

Arkiv etter organ som blir lagt ned eller får ny status

Dersom saksområdet til eit offentleg organ blir overteke av eit organ eller ei verksemd som ikkje er underlagt føresegnene om offentleg arkiv, kan arkivet berre overførast til den nye verksemda etter samtykke frå Riksarkivaren.

Når eit offentleg organ går over til å bli privat eller skiftar mellom statleg eller kommunal status, skal arkivet avleverast til arkivdepot, om ikkje Riksarkivaren fastset noko anna med heimel i arkivlova §10 andre og tredje lekken.

Ved avslutning av arkiv bør aktive arkiv prioriterast framfor eldre bortsette.  Det økonomiske ansvaret for avslutning av arkiv frå samarbeidande kommunar ligg til kommunen som har hatt arkivansvaret.

Dette gjeld særleg saker som er aktive ved etableringa av samarbeidet.  Dersom eit offentleg organ blir lagt ned og saksområdet vert overteke av andre, skal vanleg prosedyre for Hyllestad kommune nyttast, jf. arkivplanen.

Utarbeide rutinar

• Vert utført i samarbeid med arkivleiar og fagpersonar.  Dokumentasjonsbehov for samarbeidet og krava til bevaringstid må avklarast.
• Handtering av postmottak - Papirpost, e-post, digital post m.m.
• Handtering av skanning, journalføring, kvalitetskontroll og restansekontroll.
• Registrering og sakshandsamingsrutinar - kva skal registrerast kor og korleis?
• Rutinar for dokumentfangst.
• Handtering av innsyn i eldre og nytt arkivmateriale.
• Handtering av klagehandsaming i samarbeidet.
• Periodiske arkivrutinar.
• Eventuelle andre punkt som kjem til.

Arkivplan

Alle offentlege organ skal ha ein arkivplan, og denne skal vere ajourført til ei kvar tid.  Arkivplanen skal òg dokumentere arkivarbeidet i kommunale samarbeid.

• Informasjon om det kommunale samarbeidet.
• Arkivansvar.
• Arkivrutinar.
• Oversyn over arkivmaterialet (elektroniske system og/eller papirarkiv).
• Konsekvensar for arkiv ved eventuelle endringar i samarbeidet.

Bevaring- og kassasjonsplan

Kassasjon kan ikkje gjennomførat utan at det er gjennomført ein bevarings- og kassasjonsvurdering og sett ein kassasjonsfrist.  Dette gjeld arkivmateriale i papir og elektronisk system.

Bevarings- og kassasjonsplan skal nedfellast og innlemmast i den kommunale arkivplanen.
Ordne avslutta papirarkiv

Avsutta arkiv skal ordnast i tråd med krava i arkivføresegnene § 20, bortsettast og deponerast til Fylkesarkivet.
Uttrekk av avslutta system

Det skal gjerast uttrekk av bevaringsverdig dokumentasjon i digitale system for langtidslagring.

Før uttrekk må arkivet kvalitetssjekkast.